Was ist SAP DRC? E-Rechnung mit SAP S/4HANA in der Schweiz, Deutschland und Österreich

Was ist SAP DRC?

SAP DRC heisst ausgeschrieben SAP Document and Reporting Compliance. Mit dieser Lösung erstellt, versendet, empfängt und prüft Ihr SAP S/4HANA E-Rechnungen, und zwar nach den Vorgaben des jeweiligen Landes.

Dringend ist das Thema für Unternehmen mit einer Gesellschaft in Deutschland. Dort müssen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, und ab 2027 kommt Schritt für Schritt die Pflicht, sie auch auszustellen.

In der Schweiz und in Österreich gibt es zwischen Unternehmen heute keine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung. Wer an den Bund liefert, muss in beiden Ländern aber schon seit Jahren elektronisch abrechnen, in der Schweiz ab einem bestimmten Vertragswert.

Was gilt in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz?

Deutschland: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist.

Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, wenn sie im Vorjahr mehr als 800'000 Euro Umsatz hatten. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen.

Wer heute per EDI abrechnet, darf das mit Zustimmung des Kunden noch bis Ende 2027 tun. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen.

Als E-Rechnung zählt nur ein strukturiertes Format, das eine Maschine lesen kann, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine normale PDF-Datei ist im Sinne des Gesetzes keine E-Rechnung.

Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium ein drittes Schreiben dazu veröffentlicht. Es ändert die Fristen nicht, klärt aber viele Fragen aus der Praxis.

Österreich: Lieferanten des Bundes müssen ihre Rechnungen seit dem 1. Jänner 2014 elektronisch und strukturiert einreichen, zum Beispiel über das Portal e-rechnung.gv.at. Für Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es heute keine allgemeine Pflicht.

Auf EU-Ebene ist mit dem Paket «Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter» (ViDA) beschlossen, dass Rechnungen für Lieferungen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern ab dem 1. Juli 2030 elektronisch und strukturiert sein müssen.

Schweiz: Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung. Wer an die Bundesverwaltung liefert, muss seit dem 1. Januar 2016 elektronische Rechnungen einreichen, wenn der Vertragswert über 5'000 Franken liegt.

Was kann SAP DRC in SAP S/4HANA?

SAP DRC erstellt aus der Faktura in Ihrem SAP ein elektronisches Dokument im richtigen Format, für Deutschland zum Beispiel eine XRechnung. Dieses Dokument verschickt Ihr SAP dann per E-Mail oder über das Peppol-Netz.

Im eDocument Cockpit oder in der App «Manage Electronic Documents» sehen Sie für jede Rechnung, ob sie angekommen ist oder abgelehnt wurde und warum.

Auch eingehende E-Rechnungen kann SAP DRC prüfen und als Lieferantenrechnung ins SAP bringen. Für SAP S/4HANA On-Premise beschreibt SAP ab Release 2025 FPS01 sogar das direkte Buchen solcher Lieferantenrechnungen.

SAP DRC gibt es für SAP S/4HANA Cloud Public Edition, für die Private Edition und für SAP S/4HANA On-Premise. In der Private Edition und On-Premise braucht es für Peppol und für eingehende E-Rechnungen zusätzlich den Cloud-Dienst «SAP Document and Reporting Compliance, cloud edition» mit eigener Lizenz. Wie das in der Public Edition geregelt ist, klären Sie am besten anhand Ihres Vertrags.

Dazu kommt eine KI-Hilfe mit Joule, die Fehlermeldungen bei E-Rechnungen in einfacher Sprache erklärt. Laut SAP sinkt die Zeit, um einen Fehler zu verstehen und die Ursache zu finden, damit um 80 Prozent.

Brauchen Sie dafür die Software eines Drittanbieters?

In vielen Fällen nicht. Wenn Sie SAP S/4HANA im Einsatz haben, können Sie die E-Rechnung mit SAP DRC im SAP-Standard lösen, und die Vorgaben der Länder pflegt SAP selbst.

Was davon Ihre bestehende Lizenz schon abdeckt und was zusätzlich kostet, hängt von Ihrer Edition und Ihrem Vertrag ab. Das sollten Sie klären, bevor Sie sich entscheiden.

Wichtig ist, dass Sie das vorher durchrechnen. Was kostet die Lösung im SAP-Standard, was kostet ein Drittanbieter über mehrere Jahre, und wer kümmert sich um Änderungen, wenn ein Land seine Vorgaben anpasst?

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Ab 2027 muss Ihre Gesellschaft in Deutschland anderen Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung schicken, wenn sie im Vorjahr mehr als 800'000 Euro Umsatz hatte. Viele Kunden werden die E-Rechnung darum aktiv verlangen, weil sie vor dem Vorsteuerabzug prüfen müssen, ob ihre Rechnung den Regeln entspricht.

Auch bei den eingehenden Rechnungen bleibt sonst viel manuelle Arbeit. Laut einer Befragung von IW Consult bei kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland kommt erst rund jede fünfte Eingangsrechnung als E-Rechnung an, und eine Papierrechnung braucht im Schnitt 9 Minuten, eine E-Rechnung 6 Minuten.

Wie iron. consulting mit Next Practice vorgeht

Wir gehen nach Next Practice in drei Schritten vor.

Im ersten Schritt erstellen wir mit Ihnen einen Business Case. Wir schauen, in welchen Ländern Sie E-Rechnungen brauchen, was Ihr SAP dafür schon kann und was SAP DRC im Vergleich zu einem Drittanbieter kostet.

Im zweiten Schritt führen wir SAP DRC im SAP-Standard ein und testen es mit echten Rechnungen aus Ihrem Betrieb. Planung und Einführung laufen bei uns zum Festpreis.

Im dritten Schritt ergänzen wir nur, was der Standard nicht abdeckt, zum Beispiel ein Land mit besonderen Vorgaben oder einen Kunden mit einem eigenen Portal.

Gerade bauen wir für einen Technologiekonzern aus Deutschland die E-Rechnung mit SAP DRC für mehr als 13 Länder in einem SAP-Template auf.

Wenn bei Ihnen die Frist in Deutschland näher rückt und noch niemand sagen kann, ob Ihr SAP die E-Rechnung selbst kann, buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch. In 60 Minuten per Video oder Telefon klären wir, welche Länder Sie betreffen und was Ihr SAP dafür schon kann.