Lieferantenrechnungen in SAP S/4HANA automatisch erfassen

Kann SAP S/4HANA Lieferantenrechnungen automatisch erfassen?

Zum Teil. SAP S/4HANA prüft Rechnungen im Standard gegen Bestellung und Wareneingang, und E-Rechnungen, die strukturiert ankommen, kann es mit SAP Document and Reporting Compliance weitgehend automatisch verarbeiten. Dafür braucht es je nach Edition eine eigene Lizenz.

Eine Rechnung als PDF liest SAP S/4HANA aber nicht von allein aus. Dafür braucht es einen zusätzlichen Dienst wie SAP Central Invoice Management mit SAP Document AI oder eine Partnerlösung, und beides kostet eine eigene Lizenz.

Was kann SAP S/4HANA im Standard?

Der Kern ist die Rechnungsprüfung. Wenn Sie eine Rechnung erfassen, schlägt SAP die Werte vor, die es aufgrund von Bestellung und Wareneingang erwartet, und vergleicht Menge und Preis.

Für Abweichungen legen Sie Toleranzen fest. Liegt eine Rechnung darüber, können Sie sie trotzdem buchen, aber SAP sperrt sie automatisch zur Zahlung, bis jemand die Abweichung geklärt hat.

Mit der App «Upload Supplier Invoices» laden Sie Rechnungen als Datei hoch. SAP legt für jede Datei einen Rechnungsentwurf an und hängt die Datei daran. Ohne angeschlossenen Dienst zum Auslesen trägt die Daten aber noch jemand von Hand ein.

Bei Lieferanten, die regelmässig liefern, geht es auch ganz ohne Rechnung, mit dem Gutschriftsverfahren, auf Englisch Evaluated Receipt Settlement. Sie vereinbaren mit dem Lieferanten, dass er keine Rechnung schickt, und SAP erstellt und bucht die Abrechnung selbst aus Bestellung und Wareneingang.

Wichtig bei Lieferanten in Deutschland: Auch eine Gutschrift gilt dort als Rechnung, und darum müssen Sie sie im Rahmen der Übergangsfristen ebenfalls als E-Rechnung ausstellen.

In der Public Edition kann zudem Joule einfache Aktionen auf Lieferantenrechnungen ausführen, damit die Bearbeitung schneller geht.

Was gilt je nach Edition?

Für das Auslesen von PDF-Rechnungen gibt es je nach Edition unterschiedliche Wege. Was bei Ihnen schon lizenziert ist, steht in Ihrem Vertrag mit SAP, und das sollten Sie prüfen, bevor Sie etwas Neues kaufen.

• Public Edition: Hier gibt es das Szenario «Invoice Processing with SAP Central Invoice Management» (Scope Item 4N6). Es braucht zusätzliche Lizenzen. Das ältere Szenario mit OpenText (1LE) ist für neue Kunden nicht mehr der empfohlene Weg.
• Private Edition und On-Premise: Hier gibt es die Anbindung an SAP Central Invoice Management ab Release 2020, ebenfalls unter dem Scope Item 4N6. Eine verbreitete Zusatzlösung ist ausserdem SAP Invoice Management by OpenText, die SAP selbst verkauft.

Was ändert sich mit der E-Rechnung?

Mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland kommen immer mehr Rechnungen strukturiert an, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Die muss niemand mehr auslesen, weil die Daten schon maschinenlesbar sind.

Mit SAP Document and Reporting Compliance prüft Ihr SAP solche E-Rechnungen und bringt sie als Lieferantenrechnung ins System. Für SAP S/4HANA On-Premise beschreibt SAP ab Release 2025 FPS01 das direkte Buchen elektronisch empfangener Lieferantenrechnungen. Dafür braucht es die Cloud Edition von SAP DRC mit eigener Lizenz.

Heute ist das aber noch die Ausnahme. Laut einer Befragung von IW Consult bei 201 kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland kommt erst rund jede fünfte Eingangsrechnung als E-Rechnung an, 55 Prozent kommen als PDF oder in einem anderen digitalen Format, das sich nicht direkt verarbeiten lässt, und 26 Prozent noch auf Papier.

Mehr zu SAP DRC lesen Sie in unserem Artikel «Was ist SAP DRC?».

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Jede Rechnung kostet Zeit, und zwar jeden Monat aufs Neue. Laut IW Consult braucht eine Papierrechnung vom Empfang bis zur Buchung im Schnitt 9 Minuten, eine PDF-Rechnung 7 Minuten und eine E-Rechnung 6 Minuten.

Wenn Sie nichts tun, bleibt diese Zeit jeden Monat in der Buchhaltung hängen. Und mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland kommen immer mehr Rechnungen in einem Format an, das Ihr SAP ohne Einrichtung nicht direkt verbucht.

Wie iron. consulting mit Next Practice vorgeht

Wir gehen nach Next Practice in drei Schritten vor.

Im ersten Schritt erstellen wir mit Ihnen einen Business Case. Wir schauen, wie viele Rechnungen bei Ihnen auf Papier, als PDF und als E-Rechnung ankommen, was Ihr SAP und Ihr Vertrag schon abdecken, was eine Automatisierung bringt und was sie kostet.

Im zweiten Schritt führen wir ein, was sich lohnt, im SAP-Standard und mit echten Rechnungen aus Ihrem Betrieb. Planung und Einführung laufen bei uns zum Festpreis.

Im dritten Schritt ergänzen wir nur, was der Standard nicht abdeckt, zum Beispiel eine Freigabe für Rechnungen ohne Bestellung.

Wenn Ihre Buchhaltung jeden Monat Lieferantenrechnungen von Hand erfasst und prüft und Sie das ändern wollen, buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch. In 60 Minuten per Video oder Telefon schauen wir, wie viele dieser Rechnungen Ihr SAP schon heute selbst verarbeiten könnte.