Kundenbestellungen aus E-Mail und PDF automatisch in SAP S/4HANA erfassen

Kann SAP S/4HANA Bestellungen aus PDF selbst erfassen?

Ja. SAP S/4HANA kann eine Kundenbestellung als PDF oder Bild auslesen und daraus einen Vorschlag für einen Kundenauftrag machen. Ihr Verkaufsinnendienst prüft den Vorschlag und wandelt ihn danach in einen Kundenauftrag um.

Die Funktion gibt es in SAP S/4HANA On-Premise ab Release 2021, in der Private Edition und in der Public Edition. Sie ist an SAP S/4HANA gebunden, für SAP ECC gibt es sie nicht.

Wie funktioniert das im Alltag?

Die Bestellung kommt wie heute per E-Mail, meistens als PDF im Anhang. Statt dass jemand Kunde, Material, Menge und Termin von Hand ins SAP überträgt, lädt Ihr Team die Datei in die App hoch.

In der Public Edition kann das System die Bestellungen seit Release 2608 auch selbst aus einem festen E-Mail-Postfach abholen, wenn dafür ein E-Mail-Kanal eingerichtet ist.

Das System liest die Datei aus und legt eine sogenannte Kundenauftragsanforderung an. Dabei schlägt es Werte vor und bestimmt zum Beispiel aus den gelesenen Daten den Auftraggeber.

Ihr Mitarbeiter sieht die PDF direkt neben dem Vorschlag. So kann er jedes Feld vergleichen, bevor daraus ein Auftrag wird.

Wenn ein Vorschlag nachbearbeitet werden muss, kann SAP die zuständige Person automatisch benachrichtigen. Klärfälle bleiben so nicht im Postfach liegen.

Laut SAP sinken die Kosten für das Anlegen eines Kundenauftrags mit dieser Funktion um 25 Prozent. Für die Variante mit SAP Document AI in der Public Edition nennt SAP 33 Prozent weniger manuellen Aufwand. Das sind Schätzwerte von SAP und keine Ergebnisse aus einem bestimmten Kundenprojekt.

Welche Variante gibt es in welcher Edition?

SAP hat die Funktion über die Jahre weiterentwickelt, und darum gibt es je nach Edition und Release unterschiedliche Apps.

• SAP S/4HANA On-Premise: die App «Create Sales Orders – Automatic Extraction» ab Release 2021. Das Auslesen übernimmt SAP Document AI, ein Dienst von SAP in der Cloud, den Sie zusätzlich anbinden.
• SAP S/4HANA Cloud Private Edition: dieselbe Funktion, laut Discovery Center ab Release 2023 FPS02, und seit Release 2025 FPS02 zusätzlich die App «Create Sales Orders – AI-Assisted Extraction», die mit SAP Document AI arbeitet. Dafür kann laut SAP eine zusätzliche Berechtigung im Vertrag nötig sein.
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition: die Funktion «Sales Order Creation from Unstructured Data» mit SAP Document AI. Den Arbeitsbereich von SAP Document AI rechnet SAP laut Discovery Center pro Benutzer und Monat in AI Units ab.

Was braucht es, damit es funktioniert?

Die Anbindung an SAP Document AI: Der Dienst muss mit Ihrem SAP verbunden sein, und in der Private Edition muss laut SAP das Schema für Bestellungen in einer eigenen App aktiviert werden. Was das lizenzrechtlich heisst, klären Sie vorher mit SAP.

Gepflegte Stammdaten: Aus unserer Erfahrung findet das System den richtigen Kunden und das richtige Material nur dann zuverlässig, wenn Kundennummern, Materialnummern und die Materialnummern Ihrer Kunden im SAP sauber gepflegt sind.

Ein klarer Ablauf für Ausnahmen: Nicht jede Bestellung wird sauber gelesen. Jemand im Team muss wissen, dass er die Klärfälle übernimmt.

Ein Test mit echten Bestellungen: Bevor Sie die Funktion für alle Kunden einschalten, testen Sie sie mit Bestellungen aus Ihrem eigenen Betrieb. Dann sehen Sie, wie viele Vorschläge auf Anhieb stimmen.

Für Kunden, die schon per EDI bestellen, brauchen Sie das nicht, denn es lohnt sich nur dort, wo Bestellungen als PDF oder Bild ankommen.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Ihre Kunden warten nicht gern. Laut B2BEST Barometer 2026 sehen 74 Prozent der befragten Grosshändler und Hersteller ein hohes Risiko, Kunden zu verlieren, wenn sie Anfragen nicht am selben Tag beantworten.

Und die manuelle Erfassung ist genau dabei die Bremse: 39 Prozent der Befragten nennen den hohen manuellen Aufwand bei Angebots- und Auftragserfassung als grössten Engpass.

Wie iron. consulting mit Next Practice vorgeht

Wir gehen nach Next Practice in drei Schritten vor.

Im ersten Schritt erstellen wir mit Ihnen einen Business Case. Wir schauen, wie viele Bestellungen bei Ihnen als PDF ankommen, wie lange die Erfassung heute dauert, was die Funktion in Ihrer Edition kann, was sie bringt und was sie kostet.

Im zweiten Schritt schalten wir die Funktion im SAP-Standard ein und testen sie mit echten Bestellungen aus Ihrem Betrieb. Planung und Einführung laufen bei uns zum Festpreis.

Im dritten Schritt ergänzen wir nur, was der Standard nicht abdeckt, zum Beispiel eine Prüfregel für einen grossen Kunden mit eigenem Bestellformat.

Wenn Ihr Verkaufsinnendienst jeden Tag Bestellungen aus PDF-Dateien von Hand ins SAP überträgt und Sie das ändern wollen, buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch. In 60 Minuten per Video oder Telefon schauen wir gemeinsam, was Ihr SAP dafür heute schon kann.